Блог компании "Департамент ИТ"

Если Вы работаете в Office 2007, то по умолчанию ваш Word 2007 сохраняет все файлы в формате docx. Но если, к примеру, Вы отошлете его человеку, который использует Office 2003, то он не сможет его открыть, если у него не установлены приложения для конвертации документов. Конечно, можно каждый раз сохранять файл вручную в формате doc, но это отнимает лишнее время.

Для экономии времени можно задать настройки Word 2007 таким образом, чтобы он по умолчанию сохранял файлы в формате «doc». Для этого нажмите на кнопку Office, и выберите кнопку «Параметры» (рис.1)

Рис.1

Затем выберите слева кнопку «Сохранение», а справа в верхнем выпадающем списке выберите формат «doc». (рис.2,3)

Рис.2

Рис. 3

Часто сложно понять сколько свободного места осталось на жестком диске или флэшке и какие конкретно документы, фотографии или видео файлы занимают основной объем от занятого пространства. Стандартные средства Windows показывают только общий размер жесткого диска и сколько мегабайт осталось свободно.

рис.1

Этой информации часто не достаточно для того, чтобы определить какие файлы можно удалить, какие перенести для максимального освобождения места на диске\флэшке.

В этом нам поможет программа Disc Scanner

http://www.steffengerlach.de/freeware/scn2.zip

Распаковываем архив, из архива запускам файл Scanner.exe. Программа в течение нескольких минут отсканирует все жесткие диски и подключенные флэшки, затем выдаст диаграмму занятого пространства. Чтобы просмотреть диаграмму конкретного диска\флэшки, выбираем его в левой части программы (рис.2, область 1):

 Рис.2

Центральный синий круг – это все пространство диска, в данном примере это 50 гигабайт.

Разноцветные секторы вокруг – это папки на диске с:

Чем больший размер занимает папка, тем шире ее сектор на диаграмме. Точный размер можно узнать, если навести курсор на интересующий сектор. В данном примере курсор наведен на папку c:\temp (рис.2, область 4), в левом верхнем углу видим имя папки, размер и количество файлов внутри папки.

Желтым сектором показан размер файлов в корзине Windows, отчистить корзину можно нажав на иконку корзины (рис.2, область 3). Сразу удалить ненужную и занимающую много места программу можно щелкнув по кнопке изображающей диск (рис.2, область 2), откроется стандартное меню Windows на удаление, добавление программ.

Если щелкнуть по конкретной папке, то мы увидим круговую диаграмму содержимого этой папки:

Рис.3

Вернуться к просмотру всего жесткого диска можно щелкнув по стрелке назад (рис.3, область 1),

Одно из удобств при работе с таблицами Excel – это возможность использования формул. Хорошо, когда формулы в таблице пишутся как A2*B2, но если в вашей таблице формулы выглядят куда сложнее и не повторяют одну другую и в общем случае представляют из себя нечто вида: (A2*B2+C2/D2)*E1/….+H2, то за этой формулой уже можно не увидеть ее смысл. В этом случае нам помогут именованные столбы и строки Excel.

Для того, чтобы дать столбцу альтернативное название, выделите его и введите альтернативное имя в левом верхнем меню (Рис. 1).

Рис. 1

Назначив таким образом название всем столбцам, вы можете использовать эти имена в итоговой формуле, которая у вас уже будет выглядеть более читаемой: Стоимость=Цена*Количество (Рис. 2).

Рис. 2

В Excel имеются средства для создания графиков и диаграмм, с помощью которых вы сможете в наглядной форме представить зависимости и тенденции, отраженные в числовых данных. Кнопки построения графиков и диаграмм находятся в группе Диаграммы на вкладке Вставка (Рис.1).

Рис.1

Выбирая тип графического представления данных (график, гистограмму, диаграмму того или иного вида), руководствуйтесь тем, какую именно информацию нужно отобразить. Если требуется выявить изменение какого-либо параметра с течением времени или зависимость между двумя величинами, следует построить график. Для отображения долей или процентного содержания принято использовать круговую диаграмму. Сравнительный анализ данных удобно представлять в виде гистограммы или линейчатой диаграммы. Для того чтобы построить график сначало нужно сформировать таблицу, например так (Рис.2).

Рис.2

Далее просто выделяем нужные нам ячейки и выбираем тип графика который надо построить (Рис.3).

Рис.3

В результате мы получи график с которым сможем производить дальнейшие действия Рис.4.

(Рис.4)

При обращении в техническую поддержку, для более полного описания возникающей проблемы часто используются скриншоты (снимки экрана). Однако, для диагностики и устранения неисправности, техническому специалисту почти во всех случаях понадобится точное описание действий, приводящих к возникновению неполадки.

    В Windows 7 для этого можно воспользоваться новой функцией, которая называется «Средство записи действий по воспроизведению неполадок». Это небольшая утилита, открыть которую можно, введя в строке поиска «psr» (см. рис. 1), позволяет записывать все действия, выполняемые на компьютере в течение определенного промежутка времени. Информация, которая автоматически упаковывается программой в архив, включает в себя автоматически генерируемые скриншоты, текстовые описания выполняемых действий и т.п.

Рис. 1

Интерфейс программы предельно прост (см. рис. 2). Для того, чтобы начать запись действий, при которых возникают проблемы, нужно нажать кнопку «Начать запись» и последовательно выполнить все необходимые действия. Также есть возможность поставить запись на паузу (пропустить действия, не имеющие отношения к проблеме) и добавить комментарий на любом этапе.

Рис. 2

При добавлении комментария, программа предложит выделить область экрана (см. рис. 3), которую нужно прокомментировать.

Рис. 3

Для завершения записи нужно нажать кнопку «Остановить запись», сразу после этого будет предложено сохранить информацию в ZIP-архиве, который затем можно отправить по электронной почте специалисту технической поддержки. Для просмотра отправляемого отчета, можно распаковать сохраненный zip-файл и открыть содержащийся в нем файл веб-архива при помощи любого браузера (например, Mozilla Firefox или Internet Explorer).