Блог компании "Департамент ИТ"

    Телефония через интернет, интернет-телефония, VoIP — что это, очередной набор новомодных слов или реальный и удобный инструмент для решения текущих и перспективных задач вашего бизнеса?

    Для начала попробуем разобраться, что же это такое:

        VoIP (англ. Voice over IP; IP-телефония, произносится «войп») — система связи, обеспечивающая передачу речевого сигнала по сети Интернет или по любым другим IP-сетям. Сигнал по каналу связи передаётся в цифровом виде и, как правило, перед передачей преобразовывается (сжимается) с тем, чтобы удалить избыточность.

именно такое определение нам дает Wikipedia. Технология передачи речи через компьютерные сети относительно молода, но не смотря на это она уже успела вырасти, окрепнуть и стать зрелым техническим и коммерчески успешным продуктом. Наверняка вы пользовались, ну или по крайней мере слышали о таких программах как Skype или Google Talk — это и есть VoIP в чистом виде. Еще 10 лет назад сложно было себе представить, что можно будет вот так просто, со своего компьютера с обычными наушниками и микрофоном абсолютно бесплатно общаться практически с любой точкой мира. Единственное, что для этого надо — подключение к сети Интернет.

    Но можно ли использовать все эти преимущества для вашего бизнеса? Можно, и даже нужно! Кому же это может пригодится, давайте рассмотрим несколько примеров:

• Вы открываете свое дело и, одним из первых встает вопрос качественной и не дорогой связи.
  
• Ваш бизнес растет и это хорошо, но одновременно растут и расходы на связь, а это уже не радует.
  
• Вы открываете новый офис или филиал в другом городе — расходы на переговоры могут быть сумасшедшими, при использовании традиционной телефонии вам каждый раз приходится набирать номер целиком, а это потеря времени… ну и просто надоедает.
  

Чем же использование Интернет-телефонии поможет именно вам? Давайте рассмотрим следующие примеры.

    1. Открытие бизнеса и первоначальная организация телефонной связи.
Начальная установка и базовая настройки вышей цифровой офисной АТС (IP PBX) может занять не более нескольких часов. Для этого понадобится практически обычный компьютер и подключение к сети Интернет.

    Если у вас уже есть, или планируете установить сервер, скажем для создания общей папки с документами, то можно будет обойтись и без покупки отдельного компьютера для ATC. По статистике средний сервер загружен не более чем на 10-15% своей мощности, а современные средства виртуализации (Microsoft Hyper-v, Citrix XenServer, VmWare) позволяют легко на одном физическом сервере разместить несколько виртуальных.

    На начальном этапе в качестве абонентских устройств можно использовать рабочие компьютеры ваших сотрудников, на них устанавливается специальная программа (SIP Soft client) и подключается наушник с микрофоном. Все, рабочее место готово при этом вам сразу и без особых затрат становятся доступны все функции и возможности IP-телефонии.

    2. Бизнес растет, а вместе с ним расходы на связь и междугородние звонки становятся все больше.
Перейдя на использования Интернет-телефонии вы можете сократить эти расходы в разы. Например, звонок на городской телефон практически в любую точку России через VoIP вряд ли будет дороже 2 руб, вне зависимости от того места, где вы находитесь. Стоимость минуты при звонке крупные города (Москва, Санкт-Петербург, Екатеринбург) вообще может опустится до 30-50копеек. Наибольшую экономию вы получите при совершении звонков за рубеж — звонок в Америку с обычного телефона стоит более 10руб, а через интернет — около 50коп. Как говорится, почувствуйте разницу.

    3. У вас есть несколько офисов в одном городе, или филиалы в разных городах или даже за рубежом.

    И в этом случае использование цифровой офисной АТС и интернет-телефония окажется вам очень полезна. Вы сможете объединить все ваши офисы и филиалы в единую внутреннею телефонную сеть, назначить удобные и понятные вам номера и правила дозвона. Например, у вас 3 офиса — в Москве, Санкт-Петербурге и где-нибудь за рубежом, при этом в каждом офисе есть несколько отделов и подразделений. Задача решается так — внутри компании используется 4-значная нумерация, первая цифра — офис, вторая — отдел, третья и четвертая — порядковый номер. Согласитесь, очень удобно и прозрачно, при этом стоит это… а практически ничего не стоит, по сравнению с построением такой же системы на базе традиционной телефонии.

Итак, какие же в итоге функции и возможности можно получить, используя цифровую офисную АТС:

• Голосовое меню практически любой сложности.
  
• Единый номерной план компании.
  
• Интеллектуальная маршрутизация звонков.
  
• Функции голосовой почты.
  
• Конференц-связь.
  
• Прием факса на e-mail.
  
• Запись и прослушивание разговоров.
  
• Доступ к статистике.
  
• Личный кабинет с возможностью настройки правил переадресации на мобильный.
  
• Черные/белые списки.
  
• Переадресация и перевод звонков.
  
• Постановка на удержание и очереди.
  
• Определение номера звонящего.
  

и многое-многое другое.

Наверное, одна из самых лучших рекомендаций – это когда твои принципы и подходы к работе начинают копировать твои же конкуренты, для которых обслуживание компьютеров организаций является также как и для нас основным направлением бизнеса.

Некоторые просто копируют наш перечень услуг, даже не пытаясь его видоизменить:

Или же внося небольшие коррективы:

Ну а кто-то идет дальше, копируя полностью наш сайт:

И пытаясь вписать в него свой перечень услуг:

Надеюсь, что наши конкуренты, копируя наш сайт, перечень услуг, лозунги, копируют не просто слова, а вкладывают в них смысл, который мы понимаем.

Комплексный аудит ИТ инфраструктуры – это один из инструментов, позволяющих найти общий язык между руководством компании, рядовыми сотрудниками, и ИТ подразделением в вопросах текущего сопровождения и развития информационных систем компании.

Комплексный аудит ИТ-инфраструктуры является составной частью любого договора на обслуживание компьютеров организаций и одним из залогов взаимопонимания и долгосрочности наших отношений с клиентом.

Целью проведения аудита является:

• Получение объективной информации об актуальном состоянии оборудования и программного обеспечения в компьютерной сети компании,
• Получение объективной информации о работе информационных систем их интеграции в бизнес-процессы компании, текущих и потенциальных проблем в работе ИТ-инфраструктуры,
• Разработка рекомендаций по повышению надежности, производительности и эффективности функционирования информационных систем,
• Разаботка рекомендаций по развитию информационных систем.

Если в вашей организации назревает конфликт в отношениях с ИТ службой, то комплексный аудит ИТ инфраструктуры – это то, что поможет выявить существующие проблемы в кратчайшие сроки и позволит определить экономически эффективные пути их решения.

В рамках комплексного ИТ аудита выполняются следующие работы:

• Инвентаризация компьютерной техники и компьютерных комплектующих,
• Инвентаризация сети, сетевого оборудования и сетевых комплектующих,
• Инвентаризация установленного на рабочие станции программного обеспечения. Изучение использования установленного программного обеспечения пользователями сети,
• Экспертная оценка состояния компьютерного парка и сетевого оборудования на соответствие предъявляемым к
  нему требованиям на ближайший календарный год и формирование бюджета на закупку компьютерных и сетевых комплектующих на календарный год,
• Оценка удовлетворенности сотрудников компании качеством и удобством работы с информационными системами,
• Формирование функциональной схемы сети. Изучение функций информационных систем и поиск существующих проблем в работе последних,
• Анализ работы телефонной связи и схемы обработки телефонных вызовов,
• Анализ печатающий устройств и использования расходных материалов,
• Анализ выполнения лицензионных соглашений с производителями программного обеспечения,
• Анализ существующих эксплуатационных рисков и мер по их предотвращению,
• Разработка рекомендаций по изменению существующих информационных систем с целью повышения качества и удобства работы с ними сотрудников компании,
• Разработка предложения по развитию сети компании на ближайший календарный год.

1. Инвентаризация компьютерной техники и компьютерных комплектующих

В рамках данной услуги предполагается произвести инвентаризацию аппаратного обеспечения, установленного в офисах компании. В рамки инвентаризации входит следующее оборудование:

• Компьютерная техника и периферийные устройства
• Сервера
• Сетевое оборудование
• Принтеры и сканеры

Инвентарная база формируется в формате Microsoft Excel и при проведении инвентаризации в ней заполняются следующие поля:

1. Инвентарный номер оборудования – обозначает условно неделимый элемент инфраструктуры. Под неделимостью подразумевается неделимость элемента без вмешательства системного администратора: рабочее место, сервер и т.д.
2. Тип оборудования:

• Комплектующее ПК
• Настольный компьютер
• Ноутбук
• Оргтехника
• Переферийные устройства
• Сервер
• Сетевое оборудование
• Прочее

1. Ответственный пользователь – сотрудник компании, использующий данное оборудование. Если оборудование использует несколько сотрудников компании, то в качестве ответственного пользователя будет обозначаться «Техподдержка».
2. Описание – содержит детальную классификацию системного элемента:

• Блок питания
• Видеокарта
• Внешний диск
• Жесткий диск
• Маршрутизатор
• Материнская плата
• Монитор CRT
• Оперативная память
• и т.д.

1. Модель – содержит конкретную модель данного системного элемента
2. Расположение – отражает расположение элемента.
3. Количество – количество системных элементов
4. Статус – статус оборудования. Может принимать следующие значения:

• Исправный
• Неисправный
• Неизвестно (в случае отсутствия технической возможности для определения состояния оборудования).

1. К списанию – поле, означающее, что данное оборудование рекомендуется списать с баланса компании. Принимает значение «+» если списание необходимо и «-» если оно не требуется.

Пример заполненной инвентарной базы приведен на рисунке 1.

Рис. 1: Пример заполнения инвентарной базы оборудования

2. Инвентаризация сети, сетевого оборудования и сетевых комплектующих

В рамки инвентаризации сети входит инвентаризация активного сетевого оборудования по методике, приведенной в пункте 1 и формирование схемы сети и кабельного журнала.

При формировании схемы сети анализируется схема помещений и на ней отмечается расположение сетевых розеток, активного и пассивного сетевого оборудования. В случае, если розетки в помещениях не размечены, в процессе инвентаризации будет произведена дополнительная разметка сетевых розеток при помощи самоклеющихся маркеров. В кабельном журнале обозначается соответствие между номерами розеток и номерами портов на патч-панеле и свитче.

Рис. 2: Пример схемы сети

3. Инвентаризация установленного на рабочие станции программного обеспечения. Изучение использования установленного программного обеспечения пользователями сети,

В рамках данной услуги будет произведен сбор информации о программном обеспечении, установленном на рабочие станции сотрудников компании, и выделены 10 наиболее часто встречающихся программ. Оценка использования программного обеспечения будет произведена на основе опроса пользователей по 10 данным программам.

4. Экспертная оценка состояния компьютерного парка и сетевого оборудования на соответствие предъявляемым к нему требованиям на ближайший календарный год и формирование бюджета на закупку компьютерных и сетевых комплектующих на календарный год,

В рамках данной услуги будет произведен анализ состояния компьютерного парка в целом и на основе экспертной оценки произведена оценка вероятности отказа оборудования в ближайший календарный год. Оборудование с наивысшей вероятностью отказа будет рекомендовано к замене.

5. Оценка удовлетворенности сотрудников компании качеством и удобством работы с информационными системами,

Оценка будет произведена на основе опроса пользователей. Форма опросного листа будет предварительно согласована с представителем компании-клиента.

6. Формирование функциональной схемы сети. Изучение функций информационных систем и поиск существующих проблем в работе последних

В рамках данной услугу будет произведен экспертный анализ взаимодействия информационных систем в компании-клиента и составлена функциональная схема сети компании (пример функциональной схемы на Рис. 3) с описанием функций отдельных элементов. В случае если в процессе анализа информационных систем выявятся замечания к их работе, они будут отображены в отчете по результатам аудита ИТ инфраструктуры.

Рис. 3: Пример функциональной схемы сети

7. Анализ работы телефонной связи и схемы обработки телефонных вызовов,

Проводиться анализ схемы обработки входящих и исходящих вызовов (рис. 4), выявляются слабые места, выдаются рекомендации по модернизации телефонной связи в случае необходимости.

Рис. 4 Пример схемы обработки вызовов.

8. Анализ печатающий устройств и использования расходных материалов,

Анализируются существующие печатающие устройства, их ежемесячная загрузка, стоимость отпечатка и адекватность запасов расходных материалов. Выдаются рекомендации по снижению стоимости отпечатка и созданию неубывающего резерва расходных материалов для реализации функций непрерывной печати документов.

9. Анализ выполнения лицензионных соглашений с производителями программного обеспечения

На данном этапе производиться сбор информации о количестве приобретенных компанией лицензий на программное обеспечение и проводиться их сравнение с данными о количестве установленного и используемого программного обеспечения, полученными в пункте 3. Производиться также проверка выполнения всех пунктов лицензионных соглашений для уже купленного программного обеспечения. При необходимости приобретения дополнительных лицензий производиться оценка стоимости лицензий на основе данных, полученных от ведущих дистрибьюторов программного обеспечения.

10. Анализ существующих эксплуатационных рисков и мер по их предотвращению.

На основе данных, полученных в рамках аудита, о текущем состоянии ИТ инфраструктуры проводится анализ эксплуатационных рисков, их последствий и возможных действий по снижению негативных последствий. В рамки анализа входят как штатные ситуацию отказа оборудования, так и форс-мажорные ситуации.

11. Выработка рекомендации по изменению существующих информационных систем с целью повышения качества и удобства работы с ними сотрудников компании

На основе данных, полученных в пунктах 1 – 10 разрабатывается общий список рекомендаций по изменению существующих информационных систем с целью повышения стабильности и скорости их работы, а также с целью повышения удобства работы с ними сотрудников компании.

12. Разработка предложения по развитию сети компании на ближайший календарный год

Заключительным пунктом аудита ИТ инфраструктуры является предложение по развитию информационных систем на ближайший календарный год с описанием функциональных возможностей информационных систем, предлагающихся к внедрению и необходимых затрат на приобретение программно-аппаратного обеспечения для реализации данных изменений.

Работы в рамках аудита ИТ-инфраструктуры зависят от размеров сети и количества информационных сервисов и занимают от 10 до 25 рабочих дней. Результатом обследования является инвентарная база оборудования и развернутый отчет о результатах аудита информационных систем.

В современном мире  большее значение приобретают вопросы физической защищенности данных, хранимых на серверах. Ведь даже настроив права доступа к ресурсам и контролируя хакерские атаки бизнес не защищен от физического изъятия оборудования с целью получения доступа к информации. Если Вы работаете в тесном конкурентном окружении и ваши конкуренты не всегда чисты в своих методах, то к ситуациям внешнего воздействия нужно готовиться заранее. Таким клиентам компания «Департамент ИТ» рекомендует использовать системы шифрования данных с интегрированной в них возможности удаленной подачи сигнала «тревога». Одной из таких систем является Secret Disk Server NG от компании Aladdin.

Secret Disk Server NG является системой защиты конфиденциальных данных на серверах от доступа третьих лиц, предоставляя возможность как защитить данные, так и скрыть факт их наличия. Защита информации в данной системе осуществляется методом «прозрачного» шифрования, т.е данные шифруются «на лету» при записи на диск и расшифровываются при чтении. Пользователи могут даже не догадываться, что файлы с сетевого ресурса хранятся в зашифрованном виде. При этом, чтобы полностью закрыть доступ к данным можно выключить сервер, например отключив питание, или подать сигнал «тревога». Чтобы впоследствии открыть доступ к данным потребуется пройти двухфакторную аутентификацию с помощью USB-ключа (eToken) и пароля. Сделать это можно не только с самого сервера или компьютера в офисе, но и из любой точки мира с ноутбука имеющего доступ в интернет.

Сигнал «тревога» можно подать различными способами:

• с  «красной кнопки», которая может быть спрятана под столом сотрудника,
• с радио-брелка в офисе,
• от кодового замка или сигнализации,
• по мобильному телефону.

Таким образом можно организовать схему с нужным количеством «красных кнопок», подключенных на рабочих местах ответственных сотрудников. Также разложить по офису радио-брелки, дав указании сотрудникам в определенной ситуации их нажать. Для защиты во внерабочее время можно подключить сигнал «тревога» к сигнализации. И при всем этом особо заинтересованные лица, например владелец бизнеса и т.п., могут подать сигнал «тревога» с мобильного телефона или с ноутбука, находясь в любой точке планеты. Верно и обратное: из любой точки планеты, вы можете предоставить доступ к информации на ваших серверах, используя USB-ключ шифрования и пароль, тем самым даже нет необходимости, доверять кому-то информацию вашей компании на время вашего регулярного отпуска.

Держите руку на пульсе, а пульс на шее! Воспользуйтесь ИТ услугами «Департамента ИТ» по настройке серверов и получайте удовольствие от жизни!

Наверное, многие посетили нашего основного сайта обращали внимание, что в нашем тарифном калькуляторе очень высокие цены на услуги ИТ аутсорсинга. Если на всем рынке цены на ИТ аутсорсинг в пересчете на компьютер начинаются от 500 рублей и стремятся к нулю, то у нас цены в пересчете на один компьютер начинаются от 900 р. и в некоторых ситуациях могут доходить до 3500 р. за компьютер.

Почему так дорого??? Естественно спросите вы. И мы ответим на этот вопроc, но прежде, давайте рассмотрим основные показатели, от которых может зависеть стоимость услуг ИТ аутсорсинга.

Начнем с того, что разберемся для чего собственно компании переходят на ИТ аутсорсинг. Причин, как и всегда, может быть только две: желание сэкономить на штатных ИТ специалистах и/или потребность поменять ситуацию в качественно иную сторону.

Коснемся первой причины, а именно желания сэкономить. Вот факторы, формирующие на ИТ аутсорсинг цены в этом случае:

1) Количество компьютеров.

2) Количество пользователей, что в общем случае не всегда ровно количеству компьютеров: люди могут работать посменно, часть людей может работать удаленно из дома и т.д.

3) График поддержки. Если у вас в компании непрерывное производство, то очень важно, чтобы в случае проблем вам смогли оказать поддержку даже в ночь с субботы на воскресенье.

4) Количество информационных бизнес сервисов*, работу которых необходимо обеспечить. Это может быть печать документов, электронная почта или сервер баз данных.

*Некоторые компании вместо последнего показателя почему-то используют количество серверов. Нам такой подход не очень понятен, т.к. значительно проще обеспечивать работу одного приложения, имея  при этом 3 сервера, чем трех приложений, которые работают на одном сервере. Вероятно, некоторые ИТ компании думают иначе.

Казалось бы, штатный ИТ специалист делал все тоже самое: поддерживал тоже количество компьютеров, серверов, сервисов, приезжал в выходной, если было нужно и при этом у него еще было куча свободного времени на работе. Передача на аутсорсинг, как утверждается, должна была за счет отсутствия необходимости оплачивать бездействие штатного специалиста, снизить расходы на обслуживание.

И это действительно так: вы можете использовать того же или подобного ИТ специалиста тогда, когда у вас возникают конкретные задачи или проблемы. Это будет дешевле: вы будете платить только за конкретно решенные проблемы. Но вдумайтесь в эти слова: вы будете платить за возникающие у вас проблемы. Т.е. помимо того, что вы не сможете работать в конкретный момент, вы еще в это время будете платить за это. Или же просто, вам необходимо в какой-то момент сделать какую-то задачу/задать вопрос, вы звоните в ИТ аутсорсинговую компанию и узнаете, что ваш ИТ специалист сейчас работает у другого клиента и вам нужно подождать несколько часов: а как же иначе – ведь так экономичней.

Если вы можете позволить себе такую экономию, то закройте эту страницу на этом. Но если для вас любой простой в бизнесе – это потеря темпов производства, репутации, срыв сроков, или даже потеря готовой продукции, то тогда Вы уже наверняка неоднократно задавались вопросом, как сделать так, чтобы всегда все работало. С этой целью вы нанимали себе штатного ИТ специалиста, или даже нескольких (во главе с ИТ директором), заставляли их вырабатывать процессы профилактического обслуживания, разбираться в причинах возникающих инцидентов, давать вам какие-то обязательства по качеству работы информационных систем, на которые ваш бизнес может опереться и т.д. Если вы так уже делали, или планируете сделать, то тогда при оценке стоимости ИТ аутсорсинга добавятся следующие факторы:

5) Скорость реакции на проблему. По сути, это максимальное время в течение которого поставщик обязуется приступить к решению поставленной вами задачи или инцидента. У многих оно составляет 3-4 часа. У нас один час.

6) Время устранения инцидента/решения проблемы. Наверное, вам не очень понравится, если сломанный принтер ИТ аутсорсер будет ремонтировать неделю, и вы в течение этого срока не сможете даже распечатать накладные, чтобы отгрузить товар. У нас это время составляет максимум 4 часа.

7) Общая доступность информационных сервисов или процентном соотношении время, в которое информационные сервисы стабильно работали, к общему времени работы компании. Мы обеспечиваем доступность не ниже 99,8% среднемесячно.

8) Уровень ответственности или гарантии качества предоставляемых услуг. Под этим, как правило, подразумевается финансовая ответственность за нарушение договоренностей. Естественно, вам не нужны деньги от поставщика ИТ услуг – вам нужна непрерывная работа вашей компании, но готовность поставщика нести ответственность в случае нарушения достигнутых договоренностей – это хороший знак. В случае если мы в течение месяца хотя бы раз нарушим свои обещания, мы будем обслуживать вас бесплатно.

По сути, ИТ услуги, цены на которые сформированы на основе предоставленных выше 8 критериев, позволяют компании сэкономить время как на создании собственного ИТ подразделения и выстраивании внутренних процессов в нем, так и на потерях, которые могут возникнуть в случае простоя ИТ-инфраструктуры.

Да, возможно мы не позволяем компаниям сэкономить денег на содержании штатного системного администратора, но мы точно делаем вопрос обеспечения технологической непрерывности бизнес процессов очень выгодным для наших клиентов. Присоединяйтесь!