Блог компании "Департамент ИТ"

В Excel имеются средства для создания графиков и диаграмм, с помощью которых вы сможете в наглядной форме представить зависимости и тенденции, отраженные в числовых данных. Кнопки построения графиков и диаграмм находятся в группе Диаграммы на вкладке Вставка (Рис.1).

Рис.1

Выбирая тип графического представления данных (график, гистограмму, диаграмму того или иного вида), руководствуйтесь тем, какую именно информацию нужно отобразить. Если требуется выявить изменение какого-либо параметра с течением времени или зависимость между двумя величинами, следует построить график. Для отображения долей или процентного содержания принято использовать круговую диаграмму. Сравнительный анализ данных удобно представлять в виде гистограммы или линейчатой диаграммы. Для того чтобы построить график сначало нужно сформировать таблицу, например так (Рис.2).

Рис.2

Далее просто выделяем нужные нам ячейки и выбираем тип графика который надо построить (Рис.3).

Рис.3

В результате мы получи график с которым сможем производить дальнейшие действия Рис.4.

(Рис.4)

Сделать свои письма красивыми и отличающимися, помогут Вам темы в Outlook 2007. Сделать это можно несколькими способами:

Вариант №1.

В главном окне выберите меню «Сервис» -> «Параметры» и нажмите на вкладку «Сообщение».

В списке «Создать сообщение» в формате должно стоять HTML. Затем нажмите кнопку «Шрифты и бланки». (Рис. 1)

  Рис.1

Затем на вкладке «Личный бланк» нажмите кнопку «Тема» (Рис.2)

Рис.2

Далее из списка готовых оформленных тем выберите Вам понравившуюся. (Рис. 3).

Рис 3.

Чтобы выбрать бланк или тему Outlook прямо из окна сообщения, то на вкладке «Вставка»  в группе «Включить»,  нажмите кнопку «Подпись» и выберите команду «Подписи» (Рис.4)

Рис.4

Откройте вкладку «Личный бланк» и нажмите кнопку «Тема» (Рис.5)

 Рис.5

К сожалению, применять личные темы в Outlook 2007 невозможно.
 

Вариант №2.

Можно создать макет письма в Word и затем копировать его каждый раз в тело письма. Способ сложнее, но в тоже время функциональнее. К примеру (Рис. 6):

Рис. 6

Такой вариант будет удобным применять при однократной рассылке массовых коммерческих предложений. При пересылке использовать его проблематично – необходимо каждый раз в тело ответного письма копировать шаблон.

В многостраничных документах не обойтись без нумерации страниц. Как правило, номер страницы размещается в колонтитуле. Для этого дважды щелкните у верхней или нижней границы страницы, чтобы открыть конструктор (рис.1).

Рис. 1

Вы можете выбрать расположение на номера странице на странице и его внешний вид. Множество вариантов должно удовлетворить запросы даже самых привередливых пользователей (рис.2).

Рис. 2

Вы можете задать произвольное расположение номера, а также его форму, если не ограничивать себя простыми номерами. Достаточно щелкнуть по номеру, чтобы выделить его как объект, который можно перемещать и растягивать (рис.3).

Рис. 3

Как и в предыдущих версиях Word, можно изменять формат номера страниц, что пригодится в больших документах. Можно также разбить документ на главы (рис.4).

Рис. 4

Иногда требуется не отображать номер на самой первой странице. Отдельно для номеров страниц такой возможности нет, поскольку она работает на уровне колонтитулов.

В группе Параметры конструктора можно настроить не только отдельный колонтитул для первой страницы, но и различные колонтитулы для четных и нечетных страниц (рис.5).

Рис. 5

Как видите, в Word можно настроить множество параметров нумерации, что упростит навигацию в большом документе и придаст ему профессиональный вид.

Иногда в качестве исходных данных для обработки в Excel попадаются материалы с датами в формате, который не распознаётся как дата автоматически. Например, достаточно распространённая «западная» запись Dec 1, 2010 04:47 PM не может быть обработана как дата в понимании Excel. Необходимо преобразовать её к формату, который возможно будет обрабатывать как даты. Стандартными средствами это сделать достаточно сложно, поэтому чтобы решить эту задачу напишем функцию, выполняющую преобразование.

По умолчанию в Excel 2010 отключена вкладка «Разработчик» и её необходимо включить:

1) Откройте вкладку «Файл», выберите команду «Параметры», а затем — категорию «Настройка ленты» (Рис. 1).

Рис. 1

2) В разделе Настройка ленты в списке «Основные вкладки» выберите пункт «Разработчик» и нажмите кнопку ОК (Рис. 2).

Рис. 2

После чего во вкладке «Разработчик» необходимо нажать кнопку Visual Basic (Рис. 3).

Рис. 3

 В открывшемся окне выбрать — Вставить — Модуль (Insert – Module) (Рис. 4).

 
Рис. 4

и скопировать в окно редактора прилагаемый исходный текст (Рис. 5)

.
Рис. 5

 После этого в основном окне Excel станет возможным в ячейках в формулах указывать функцию DateConvert для преобразования дат (Рис. 6).

Рис. 6

Исходный код функции.

Как распечатать документ из Word таким образом, чтобы распечатанные листы можно было сброшюровать в небольшую «книжку», согнув их пополам? Вручную это делать достаточно неудобно, но в Word это можно сделать стандартными средствами.

Для того чтобы распечатать документ как брошюру, нужно в панели «Разметка страницы» щелкнуть по кнопке «Поля» и далее выбрать «Настраиваемые поля…» (рис. 1).

Рис. 1.

В открывшемся диалоговом окне «Параметры страницы» нужно выбрать в списке «Несколько страниц» значение «Брошюра» (рис. 2) и нажать кнопку «ОК».

Рис. 2.

Word преобразует документ таким образом, что на альбомном листе будут размещены две страницы книжной ориентации вдвое меньшего размера.

Преобразование документа в брошюру работает корректно только в том случае, если изначально документ был сверстан в книжной ориентации. Компания Microsoft рекомендует изначально форматировать документ с учетом того, что будет производиться печать брошюры (см. раздел справки на сайте Microsoft).

Как поступить в том случае, если документ уже подготовлен в альбомной ориентации и содержит, например, большие таблицы или изображения, масштабирование и поворот которых затруднительны или нежелательны?

Например, если страница в документе содержала изображение на весь лист, то при преобразовании документа в брошюру для печати, изображение обрежется (см. рис. 3), и для корректной печати его в брошюре, будет нужно вручную повернуть и уменьшить изображение.

Рис. 3.

В подобных случаях для печати брошюры, вместо переверстки документа, более удобным способом будет конвертировать документ в формат pdf. Для этого можно использовать принтер Adobe PDF (если у вас установлен Acrobat), либо использовать бесплатный pdf-принтер, например Bullzip.

После преобразования документа в pdf, откройте его в Adobe Reader (или Acrobat) и при печати выберите «Печать буклета» и установите «Автоматически поворачивать страницы» (рис. 4).

Рис. 4.