Памятка по составлению ИТ-бюджета

Лучше один раз день потерять, а потом за 5 минут все согласовать

Оригинальная статья опубликована тут: http://habrahabr.ru/post/216319/.

Формирование бюджета и обоснование затрат на ИТ — достаточно простая процедура, которая позволяет руководству компании увидеть выгоды инвестирования в технологии, а техническим специалистам разделять ответственность за состояние ИТ-инфраструктуры с руководством.

Ежегодное планирование ИТ-бюджета для технического специалиста – это возможность сосредоточиться на планомерной технической работе, покончив с практикой лоскутно-кусочного инвестирования и постоянного выбивания денег. Я решил поделиться своим опытом формирования бюджетов и составил небольшую памятку.

Планирование бюджета на ИТ можно разделить на три этапа: Читать далее

Изменение частоты проверки почтовых сообщений в Outlook 2010 (pop3)

При использовании почтового ящика подключенного в Outlook 2010 по протоколу POP3 периодичность проверки наличия новых сообщений по умолчанию равно 30 минутам, что вносит в работу дискомфорт требуя нажатия кнопки «Отправить и получить» для получения срочных электронных писем.

Чтобы изменить частоту обновления проверки почтовых сообщений необходимо выполнить следующие действия:

Открыть вкладку «Отправка и получение» (Рис. 1).

Изменение частоты проверки почтовых сообщений в Outlook 2010 (pop3)

Читать далее

Защита документов Word 2010 от редактирования

Зачастую сетевые документы Word представляют собой шаблоны, в которых нежелательно менять многие элементы. Запрет редактирования позволит распределить права на изменения документов так, как вы считаете нужным.

Для установки защиты, откройте вкладку «Рецензирование» и в разделе «Защита» нажмите кнопку «Ограничить редактирование» (рис. 1).

Защита документов Word 2010 от редактирования

Читать далее

Защита книги или листа в Excel 2010 от изменения

Запретить редактирование различных элементов в документах Excel можно с помощью инструментов защиты книги (защищает глобальные элементы: листы и окна документов) или защиты листов (ограничивает работу со столбцами/строками, а так же специальными элементами).

Для настройки защиты книги, на вкладке «Рецензирование» нажмите кнопку «Защитить книгу» (рис. 1) В открывшемся окне выберите элементы, которые следует защищать: структура (количество листов, наличие невидимых листов) и окна (размер, количество и расположение окон книги). Нужно выбрать хотя бы один элемент из двух. После этого необходимо ввести пароль и его подтверждение.

Защита книги

Читать далее

Совместная работа с таблицей Excel 2007

Общие книги Excel используются, когда несколько сотрудников одновременно работают над одной таблицей. Преимущества такой работы очевидны, но использование общей книги накладывает особые ограничения: эти особенности, а так же способ создания книги мы сейчас и рассмотрим.

Для создания общей книги откройте любую из таблиц Excel, сохраненных на вашем компьютере. После внесения необходимых данных в таблицу, перейдите на вкладку «Рецензирование» и в разделе «Изменения» кликните на кнопке «Доступ к книге» (Рис. 1). Для разрешения общего доступа, достаточно лишь включить соответствующий чекбокс «Разрешить изменять файл нескольким пользователям одновременно», но советуем так же заглянуть во вкладку «Подробнее» — здесь можно настроить периодичность сохранения, особенности сохранения перекрывающих друг друга изменений и некоторые другие возможности. Далее остается лишь указать место сохранения нашей общей книги (поскольку такие документы используются сразу несколькими сотрудниками, рекомендуется их сохранять в одной из сетевых папок) и можно приступать к работе. Следует помнить, что документ сможет открыть (и изменить, если документ не защищен)  любой сотрудник, имеющий доступ к папке, в которой сохранена созданная вами общая книга.

Совместная работа с таблицей Excel 2007

Рис. 1 Разрешение общего доступа

Главное, что нужно знать при работе с общими книгами – список функций, которые не работают в таких документах:

  • создание документов
  • назначение, изменение и удаление паролей
  • защита листов/книги, снятие защиты
  • удаление листов
  • вставка/удаление ячеек (но работает вставка столбцов и строк)
  • объединение ячеек и разъединение объединённых ячеек
  • удаление листов
  • вставка или изменение рисунков и гиперссылок
  • создание/изменение диаграмм и отчётов сводных диаграмм
  • создание, запись, изменение, просмотр макросов
  • работа с XML-данными

При этом, в большинстве случаев, уже созданные объекты будут работать (пароли, рисунки, гиперссылки). Полный список функций, которые не поддерживаются в общих документах, можно просмотреть на сайте Microsoft.

Условное форматирование в MS Excel 2010

Условное форматирование в MS Excel облегчает анализ больших объемов данных в таблицах, путем графического выделения (форматирования) ячеек таблицы в соответствии с определенным пользователем условием. В версии Excel 2010 возможности условного форматирования были значительно расширены и пользователю предоставлена возможность как использовать множество предопределенных шаблонов, так и настроить свой собственный.

Функцию условного форматирования можно найти в меню ленты «Главное» (Рис. 1).

Условное форматирование в MS Excel 2010

Рис. 1

Рассмотрим несколько примеров использования условного форматирования Читать далее

Отключение сжатия изображений в Word 2007 и 2010

При подготовке в Word документов, содержащих изображения (в особенности, фотографического качества), возникает проблема ухудшения качества изображений. Причина этого – во встроенном алгоритме сжатия изображений, который существенно уменьшает размер и качество рисунков в документе.

Избежать этого можно двумя способами.

Если требуется сохранить изображения без сжатия только в одном документе, то достаточно при первом сохранении выбрать в меню сохранения «Сервис — Сжать рисунки…» (рис. 1), далее кнопку «Параметры».

Отключение сжатия изображений в Word 2007 и 2010

Рис. 1

В открывшемся окне установить настройки как показано на рис. 2 (должна быть снята галочка «Автоматически выполнять базовое сжатие при сохранении»).

Читать далее