Автоматическое перенаправление ответов на письмо получателем

В деловой переписке, не редка ситуация, когда Вы переписываетесь с двумя и более людьми. В таких ситуациях часто важно, чтобы все участники переписки были в курсе последних решений. Но если Вы отправили письмо, допустим, клиенту со своего ящика, поставив в копию вашего коллегу, то, отвечая на ваше письмо, клиент, скорее всего, использует функцию и его ответ придёт только Вам.

При этом ответ может быть нужен не только Вам, но и Вашему коллеге, а Вы в своё время можете не иметь возможности проверить почту в какой-то период после его ответа. Как результат – клиент и Ваш коллега будут ждать, пока Вы проверите свою почту.

Чтобы избежать подобной ситуации в Microsoft Outlook есть удобная функция «Направлять ответы в», с которой  мы предлагаем Вам ознакомится.

Для того, чтобы при нажатии кнопки ваш собеседник отправил почту не только Вам, откройте окно создания нового письма, перейдите на вкладку «Параметры» и выберите функцию «Направлять ответы в» (Рис. 1)

Автоматическое перенаправление ответов на письмо получателем

Рис. 1

В открывшемся окне нажмите на кнопку «Выбор имён…» (Рис. 2).

Автоматическое перенаправление ответов на письмо получателем

Рис. 2

В следующем окне выберите адресатов, которые должны получить ответ от Вашего собеседника, помимо вас (Рис. 3) и нажмите «ОК».

Автоматическое перенаправление ответов на письмо получателем

Рис. 3

Вы вернётесь в предыдущее окно (Рис. 2), в нём нажмите «Закрыть», после этого в окне создания нового письма функция «Направлять ответы в» станет активна, и будет выделена (Рис. 4).

Автоматическое перенаправление ответов на письмо получателем

Рис. 4

Теперь, когда ваш собеседник получит письмо и нажмёт кнопку , то при создании ответного письма, в графе «Кому… » у него будут стоять все почтовые ящики, которые Вы указали в окне выбора имён (Рис. 3).

Для того, чтобы отвечать на письмо всем участникам переписки, не вводя их почтовые адреса вручную, используйте кнопку «Ответить всем» (Рис. 5).

Автоматическое перенаправление ответов на письмо получателем

Рис. 5

Комментарии к статье:

Добавить комментарий

Ваш e-mail не будет опубликован.