Архив метки: Excel

Совместная работа с таблицей Excel 2007

Общие книги Excel используются, когда несколько сотрудников одновременно работают над одной таблицей. Преимущества такой работы очевидны, но использование общей книги накладывает особые ограничения: эти особенности, а так же способ создания книги мы сейчас и рассмотрим.

Для создания общей книги откройте любую из таблиц Excel, сохраненных на вашем компьютере. После внесения необходимых данных в таблицу, перейдите на вкладку «Рецензирование» и в разделе «Изменения» кликните на кнопке «Доступ к книге» (Рис. 1). Для разрешения общего доступа, достаточно лишь включить соответствующий чекбокс «Разрешить изменять файл нескольким пользователям одновременно», но советуем так же заглянуть во вкладку «Подробнее» — здесь можно настроить периодичность сохранения, особенности сохранения перекрывающих друг друга изменений и некоторые другие возможности. Далее остается лишь указать место сохранения нашей общей книги (поскольку такие документы используются сразу несколькими сотрудниками, рекомендуется их сохранять в одной из сетевых папок) и можно приступать к работе. Следует помнить, что документ сможет открыть (и изменить, если документ не защищен)  любой сотрудник, имеющий доступ к папке, в которой сохранена созданная вами общая книга.

Совместная работа с таблицей Excel 2007

Рис. 1 Разрешение общего доступа

Главное, что нужно знать при работе с общими книгами – список функций, которые не работают в таких документах:

  • создание документов
  • назначение, изменение и удаление паролей
  • защита листов/книги, снятие защиты
  • удаление листов
  • вставка/удаление ячеек (но работает вставка столбцов и строк)
  • объединение ячеек и разъединение объединённых ячеек
  • удаление листов
  • вставка или изменение рисунков и гиперссылок
  • создание/изменение диаграмм и отчётов сводных диаграмм
  • создание, запись, изменение, просмотр макросов
  • работа с XML-данными

При этом, в большинстве случаев, уже созданные объекты будут работать (пароли, рисунки, гиперссылки). Полный список функций, которые не поддерживаются в общих документах, можно просмотреть на сайте Microsoft.

Условное форматирование в MS Excel 2010

Условное форматирование в MS Excel облегчает анализ больших объемов данных в таблицах, путем графического выделения (форматирования) ячеек таблицы в соответствии с определенным пользователем условием. В версии Excel 2010 возможности условного форматирования были значительно расширены и пользователю предоставлена возможность как использовать множество предопределенных шаблонов, так и настроить свой собственный.

Функцию условного форматирования можно найти в меню ленты «Главное» (Рис. 1).

Условное форматирование в MS Excel 2010

Рис. 1

Рассмотрим несколько примеров использования условного форматирования Читать далее

Вставка текущих даты и времени в Word и Excel

При подготовке документов, форм, писем и т.д. достаточно часто требуется вставить текущую дату и/или время. Вместо того чтобы вписывать текущие значения вручную, можно воспользоваться специальными инструментами Office. Особенно это может быть удобно, когда требуется автоматическое обновление значений даты и времени на текущие значения.

В Word для вставки даты/времени нужно щелкнуть по кнопке «Дата и время» в меню «Вставка» (см. рис. 1).

Вставка текущих даты и времени в Word и Excel Рис. 1

Можно выбрать различные форматы даты и времени, язык, а также установить галку «Обновлять автоматически» для того, чтобы Word вставил т.н. «поле», содержащее дату и время. Содержимое поля обновляется при каждом открытии документа (также можно щелкнуть по полю правой кнопкой мыши и выбрать «Обновить поле», см. рис. 2).

Читать далее

Добавление комментариев к ячейке excel

Зачастую требуется оставить себе напоминание или просто написать комментарий для того, кто будет после читать документ excel. Добавить комментарий к ячейке excel можно двумя способами:

  1. правой клавишей мышки щелкаем на ячейке, в которой требуется добавить примечание и выбираем «вставить примечание» (Рис. 1). В открывшемся желтом поле пишем текст и, по окончании, щелкаем мышкой в любом месте документа для окончания редактирования.

Добавление комментариев к ячейке excel

Рис. 1

Читать далее

Как одновременно свернуть/развернуть сгруппированные ячейки в Excel

Вы можете легко свернуть или развернуть диапазон ячеек на листе Excel, используя функцию «Группировать» на вкладке «Данные». Например, если у Вас присутствует большой объем данных на листе Excel, то можно свернуть некоторое количество данных, связав их в группу, и сделать свой лист более организованным, имея только необходимые данные для отображения на листе в соответствии с Вашими требованиями. Ниже инструкция, которая подскажет Вам как свернуть или развернуть одновременно все сгруппированные ячейки.

Имеем сгруппированные ячейки вида как на рисунке 1.

Как одновременно свернуть и развернуть сгруппированные ячейки

Рисунок 1.

Как видно на рисунке у нас сгруппированы выделенные цветом диапазоны ячеек. Читать далее

Как закрепить столбец или строку в Excel 2010

При работе с крупными таблицами, растянутыми по ширине или длине, бывает необходимо видеть начальные строки/столбцы для понимания значений, указанных в ячейках таблицы. Делается это сразу двумя достаточно удобными и простыми способами.

Вот первый из них: «закрепление области». Для включения закрепления, необходимо открыть вкладку «Вид», группу «Окно»и нажать на кнопку «закрепить области» (Рис. 1).


Рис. 1 Закрепление области

В меню закрепления области вам будет предложено три варианта Читать далее

Использование сводных таблиц в Excel 2010

Таблицы Excel являются мощным инструментом для анализа данных. Иногда приходиться анализировать таблицы состоящие из сотен, а то и тысяч записей. Тут нам на помощь приходит инструмент под названием «сводные таблицы», которые позволяют окинуть единым взором весь массив данных. Варьируя те или иные параметры сводных таблиц, можно с легкостью вытаскивать интересующую нас информацию.

Для создания Сводной таблицы на вкладке «Вставка» в группе «Таблицы» нажмите кнопку «Сводная таблица» (Рис.1).

 Рис. 1 Создание сводной таблицы.

В появившемся окне в поле «Выбрать таблицу» или автоматически выберется вся ваша таблица. Если вы хотите выбрать только часть таблицы для анализа, то нажмите кнопку в конце строки ввода и мышкой выделите нужную часть таблицы. Нужно обратить внимание на то, что верхняя строка выделенного диапазона обязательно должна содержать названия столбцов, для того, чтобы они могли в дальнейшем обрабатываться как названия полей по которым будет происходить формирования отчета Сводной таблицы. После выделения или редактирования вручную нажмите на кнопку в конце строки ввода еще раз. Сводную таблицу можно вывести на текущий лист, либо выбрать новый. Читать далее