Возможности Outlook позволяют разделять общие заметки, контакты и календари внутри рабочей группы за счет использования общих папок Outlook. Это очень удобно, когда необходимо чтобы группа людей могла вносить изменения в общие данные и иметь всегда доступ к актуальной информации.

Для того, чтобы отобразить в Outlook общие папки необходимо выбрать в меню «Перейти – Список папок» (Рис. 1). После чего Общие Папки будут доступны в левом меню под вашим почтовым ящиком (Рис. 2).

Рис. 1

Рис. 2

Для создания общих контактов мы щелкаем правой кнопкой мышки по «Все общие папки», выбираем «Создать папку» и указываем ее тип как «Контакты» (Рис. 3)

Рис. 3

После этого в этой папке мы можем создавать необходимые нам контакты или же просто копировать из наших локальных контактов (Рис. 4). Данная информация будет доступна для ваших коллег и при желании они смогут ее дополнять.

Рис. 4

Аналогично можно создавать общие календари, задачи, заметки. Доступ к информации в общих папках можно предоставить как для всех сотрудников компании, так и ограничить только для определенных лиц.