В Microsoft Office Outlook 2007 существует возможность совместного использования сведений календаря. Это может быть удобно, например, для совместной работы над общим проектом.

Существует несколько способов предоставления доступа к календарю, которые отличаются областью применения. Сегодня мы рассмотрим вариант совместной работы внутри организации использующей почтовый сервер Exchange.

Для предоставления доступа к календарю определенным сотрудникам нужно в представлении «Календарь» в области переходов нажать кнопку «Общий доступ к календарю»…(Рис.1)

Рис.1

 Далее, в появившемся окне (Рис.2):

Рис.2

1. В поле «Кому…» введите имя пользователя, которому необходимо предоставить доступ на просмотр календаря.
2. По желанию измените тему электронного сообщения.
3. Установите флажок, чтобы предоставить получателю разрешение на просмотр календаря.
4. При необходимости можно запросить разрешение на просмотр папки Календарь получателя по умолчанию. Для этого установите флажок Запросить разрешение на просмотр папки «Календарь» получателя.
5. Введите в текст сообщения необходимые сведения.
6. Нажмите кнопку «Отправить».
7. Проверьте диалоговое окно подтверждения и, если все правильно, нажмите кнопку ОК.

Получатели получат письмо с приглашением посмотреть ваш календарь и нажав на «Открыть «Календарь»» (Рис.3) подключат его в своем Outlook’е.

Рис.3

 Теперь получатель в представлении «Календарь» может подключать и отключать отображение вашего календаря (Рис.4)

Рис.4

 Совместное использование календарей не ограничивается папкой «Календарь» по умолчанию, создаваемой во всех профилях Outlook. Можно создавать дополнительные папки календарей и выбирать, какие из них сделать общими. Например, можно создать папку календаря для определенного проекта и использовать ее совместно с сотрудниками. Можно также предоставить им разрешения на изменение событий и встреч в календаре.