Блог компании "Департамент ИТ"

    Телефония через интернет, интернет-телефония, VoIP — что это, очередной набор новомодных слов или реальный и удобный инструмент для решения текущих и перспективных задач вашего бизнеса?

    Для начала попробуем разобраться, что же это такое:

        VoIP (англ. Voice over IP; IP-телефония, произносится «войп») — система связи, обеспечивающая передачу речевого сигнала по сети Интернет или по любым другим IP-сетям. Сигнал по каналу связи передаётся в цифровом виде и, как правило, перед передачей преобразовывается (сжимается) с тем, чтобы удалить избыточность.

именно такое определение нам дает Wikipedia. Технология передачи речи через компьютерные сети относительно молода, но не смотря на это она уже успела вырасти, окрепнуть и стать зрелым техническим и коммерчески успешным продуктом. Наверняка вы пользовались, ну или по крайней мере слышали о таких программах как Skype или Google Talk — это и есть VoIP в чистом виде. Еще 10 лет назад сложно было себе представить, что можно будет вот так просто, со своего компьютера с обычными наушниками и микрофоном абсолютно бесплатно общаться практически с любой точкой мира. Единственное, что для этого надо — подключение к сети Интернет.

    Но можно ли использовать все эти преимущества для вашего бизнеса? Можно, и даже нужно! Кому же это может пригодится, давайте рассмотрим несколько примеров:

• Вы открываете свое дело и, одним из первых встает вопрос качественной и не дорогой связи.
  
• Ваш бизнес растет и это хорошо, но одновременно растут и расходы на связь, а это уже не радует.
  
• Вы открываете новый офис или филиал в другом городе — расходы на переговоры могут быть сумасшедшими, при использовании традиционной телефонии вам каждый раз приходится набирать номер целиком, а это потеря времени… ну и просто надоедает.
  

Чем же использование Интернет-телефонии поможет именно вам? Давайте рассмотрим следующие примеры.

    1. Открытие бизнеса и первоначальная организация телефонной связи.
Начальная установка и базовая настройки вышей цифровой офисной АТС (IP PBX) может занять не более нескольких часов. Для этого понадобится практически обычный компьютер и подключение к сети Интернет.

    Если у вас уже есть, или планируете установить сервер, скажем для создания общей папки с документами, то можно будет обойтись и без покупки отдельного компьютера для ATC. По статистике средний сервер загружен не более чем на 10-15% своей мощности, а современные средства виртуализации (Microsoft Hyper-v, Citrix XenServer, VmWare) позволяют легко на одном физическом сервере разместить несколько виртуальных.

    На начальном этапе в качестве абонентских устройств можно использовать рабочие компьютеры ваших сотрудников, на них устанавливается специальная программа (SIP Soft client) и подключается наушник с микрофоном. Все, рабочее место готово при этом вам сразу и без особых затрат становятся доступны все функции и возможности IP-телефонии.

    2. Бизнес растет, а вместе с ним расходы на связь и междугородние звонки становятся все больше.
Перейдя на использования Интернет-телефонии вы можете сократить эти расходы в разы. Например, звонок на городской телефон практически в любую точку России через VoIP вряд ли будет дороже 2 руб, вне зависимости от того места, где вы находитесь. Стоимость минуты при звонке крупные города (Москва, Санкт-Петербург, Екатеринбург) вообще может опустится до 30-50копеек. Наибольшую экономию вы получите при совершении звонков за рубеж — звонок в Америку с обычного телефона стоит более 10руб, а через интернет — около 50коп. Как говорится, почувствуйте разницу.

    3. У вас есть несколько офисов в одном городе, или филиалы в разных городах или даже за рубежом.

    И в этом случае использование цифровой офисной АТС и интернет-телефония окажется вам очень полезна. Вы сможете объединить все ваши офисы и филиалы в единую внутреннею телефонную сеть, назначить удобные и понятные вам номера и правила дозвона. Например, у вас 3 офиса — в Москве, Санкт-Петербурге и где-нибудь за рубежом, при этом в каждом офисе есть несколько отделов и подразделений. Задача решается так — внутри компании используется 4-значная нумерация, первая цифра — офис, вторая — отдел, третья и четвертая — порядковый номер. Согласитесь, очень удобно и прозрачно, при этом стоит это… а практически ничего не стоит, по сравнению с построением такой же системы на базе традиционной телефонии.

Итак, какие же в итоге функции и возможности можно получить, используя цифровую офисную АТС:

• Голосовое меню практически любой сложности.
  
• Единый номерной план компании.
  
• Интеллектуальная маршрутизация звонков.
  
• Функции голосовой почты.
  
• Конференц-связь.
  
• Прием факса на e-mail.
  
• Запись и прослушивание разговоров.
  
• Доступ к статистике.
  
• Личный кабинет с возможностью настройки правил переадресации на мобильный.
  
• Черные/белые списки.
  
• Переадресация и перевод звонков.
  
• Постановка на удержание и очереди.
  
• Определение номера звонящего.
  

и многое-многое другое.

Комплексный аудит ИТ инфраструктуры – это один из инструментов, позволяющих найти общий язык между руководством компании, рядовыми сотрудниками, и ИТ подразделением в вопросах текущего сопровождения и развития информационных систем компании.

Комплексный аудит ИТ-инфраструктуры является составной частью любого договора на обслуживание компьютеров организаций и одним из залогов взаимопонимания и долгосрочности наших отношений с клиентом.

Целью проведения аудита является:

• Получение объективной информации об актуальном состоянии оборудования и программного обеспечения в компьютерной сети компании,
• Получение объективной информации о работе информационных систем их интеграции в бизнес-процессы компании, текущих и потенциальных проблем в работе ИТ-инфраструктуры,
• Разработка рекомендаций по повышению надежности, производительности и эффективности функционирования информационных систем,
• Разаботка рекомендаций по развитию информационных систем.

Если в вашей организации назревает конфликт в отношениях с ИТ службой, то комплексный аудит ИТ инфраструктуры – это то, что поможет выявить существующие проблемы в кратчайшие сроки и позволит определить экономически эффективные пути их решения.

В рамках комплексного ИТ аудита выполняются следующие работы:

• Инвентаризация компьютерной техники и компьютерных комплектующих,
• Инвентаризация сети, сетевого оборудования и сетевых комплектующих,
• Инвентаризация установленного на рабочие станции программного обеспечения. Изучение использования установленного программного обеспечения пользователями сети,
• Экспертная оценка состояния компьютерного парка и сетевого оборудования на соответствие предъявляемым к
  нему требованиям на ближайший календарный год и формирование бюджета на закупку компьютерных и сетевых комплектующих на календарный год,
• Оценка удовлетворенности сотрудников компании качеством и удобством работы с информационными системами,
• Формирование функциональной схемы сети. Изучение функций информационных систем и поиск существующих проблем в работе последних,
• Анализ работы телефонной связи и схемы обработки телефонных вызовов,
• Анализ печатающий устройств и использования расходных материалов,
• Анализ выполнения лицензионных соглашений с производителями программного обеспечения,
• Анализ существующих эксплуатационных рисков и мер по их предотвращению,
• Разработка рекомендаций по изменению существующих информационных систем с целью повышения качества и удобства работы с ними сотрудников компании,
• Разработка предложения по развитию сети компании на ближайший календарный год.

1. Инвентаризация компьютерной техники и компьютерных комплектующих

В рамках данной услуги предполагается произвести инвентаризацию аппаратного обеспечения, установленного в офисах компании. В рамки инвентаризации входит следующее оборудование:

• Компьютерная техника и периферийные устройства
• Сервера
• Сетевое оборудование
• Принтеры и сканеры

Инвентарная база формируется в формате Microsoft Excel и при проведении инвентаризации в ней заполняются следующие поля:

1. Инвентарный номер оборудования – обозначает условно неделимый элемент инфраструктуры. Под неделимостью подразумевается неделимость элемента без вмешательства системного администратора: рабочее место, сервер и т.д.
2. Тип оборудования:

• Комплектующее ПК
• Настольный компьютер
• Ноутбук
• Оргтехника
• Переферийные устройства
• Сервер
• Сетевое оборудование
• Прочее

1. Ответственный пользователь – сотрудник компании, использующий данное оборудование. Если оборудование использует несколько сотрудников компании, то в качестве ответственного пользователя будет обозначаться «Техподдержка».
2. Описание – содержит детальную классификацию системного элемента:

• Блок питания
• Видеокарта
• Внешний диск
• Жесткий диск
• Маршрутизатор
• Материнская плата
• Монитор CRT
• Оперативная память
• и т.д.

1. Модель – содержит конкретную модель данного системного элемента
2. Расположение – отражает расположение элемента.
3. Количество – количество системных элементов
4. Статус – статус оборудования. Может принимать следующие значения:

• Исправный
• Неисправный
• Неизвестно (в случае отсутствия технической возможности для определения состояния оборудования).

1. К списанию – поле, означающее, что данное оборудование рекомендуется списать с баланса компании. Принимает значение «+» если списание необходимо и «-» если оно не требуется.

Пример заполненной инвентарной базы приведен на рисунке 1.

Рис. 1: Пример заполнения инвентарной базы оборудования

2. Инвентаризация сети, сетевого оборудования и сетевых комплектующих

В рамки инвентаризации сети входит инвентаризация активного сетевого оборудования по методике, приведенной в пункте 1 и формирование схемы сети и кабельного журнала.

При формировании схемы сети анализируется схема помещений и на ней отмечается расположение сетевых розеток, активного и пассивного сетевого оборудования. В случае, если розетки в помещениях не размечены, в процессе инвентаризации будет произведена дополнительная разметка сетевых розеток при помощи самоклеющихся маркеров. В кабельном журнале обозначается соответствие между номерами розеток и номерами портов на патч-панеле и свитче.

Рис. 2: Пример схемы сети

3. Инвентаризация установленного на рабочие станции программного обеспечения. Изучение использования установленного программного обеспечения пользователями сети,

В рамках данной услуги будет произведен сбор информации о программном обеспечении, установленном на рабочие станции сотрудников компании, и выделены 10 наиболее часто встречающихся программ. Оценка использования программного обеспечения будет произведена на основе опроса пользователей по 10 данным программам.

4. Экспертная оценка состояния компьютерного парка и сетевого оборудования на соответствие предъявляемым к нему требованиям на ближайший календарный год и формирование бюджета на закупку компьютерных и сетевых комплектующих на календарный год,

В рамках данной услуги будет произведен анализ состояния компьютерного парка в целом и на основе экспертной оценки произведена оценка вероятности отказа оборудования в ближайший календарный год. Оборудование с наивысшей вероятностью отказа будет рекомендовано к замене.

5. Оценка удовлетворенности сотрудников компании качеством и удобством работы с информационными системами,

Оценка будет произведена на основе опроса пользователей. Форма опросного листа будет предварительно согласована с представителем компании-клиента.

6. Формирование функциональной схемы сети. Изучение функций информационных систем и поиск существующих проблем в работе последних

В рамках данной услугу будет произведен экспертный анализ взаимодействия информационных систем в компании-клиента и составлена функциональная схема сети компании (пример функциональной схемы на Рис. 3) с описанием функций отдельных элементов. В случае если в процессе анализа информационных систем выявятся замечания к их работе, они будут отображены в отчете по результатам аудита ИТ инфраструктуры.

Рис. 3: Пример функциональной схемы сети

7. Анализ работы телефонной связи и схемы обработки телефонных вызовов,

Проводиться анализ схемы обработки входящих и исходящих вызовов (рис. 4), выявляются слабые места, выдаются рекомендации по модернизации телефонной связи в случае необходимости.

Рис. 4 Пример схемы обработки вызовов.

8. Анализ печатающий устройств и использования расходных материалов,

Анализируются существующие печатающие устройства, их ежемесячная загрузка, стоимость отпечатка и адекватность запасов расходных материалов. Выдаются рекомендации по снижению стоимости отпечатка и созданию неубывающего резерва расходных материалов для реализации функций непрерывной печати документов.

9. Анализ выполнения лицензионных соглашений с производителями программного обеспечения

На данном этапе производиться сбор информации о количестве приобретенных компанией лицензий на программное обеспечение и проводиться их сравнение с данными о количестве установленного и используемого программного обеспечения, полученными в пункте 3. Производиться также проверка выполнения всех пунктов лицензионных соглашений для уже купленного программного обеспечения. При необходимости приобретения дополнительных лицензий производиться оценка стоимости лицензий на основе данных, полученных от ведущих дистрибьюторов программного обеспечения.

10. Анализ существующих эксплуатационных рисков и мер по их предотвращению.

На основе данных, полученных в рамках аудита, о текущем состоянии ИТ инфраструктуры проводится анализ эксплуатационных рисков, их последствий и возможных действий по снижению негативных последствий. В рамки анализа входят как штатные ситуацию отказа оборудования, так и форс-мажорные ситуации.

11. Выработка рекомендации по изменению существующих информационных систем с целью повышения качества и удобства работы с ними сотрудников компании

На основе данных, полученных в пунктах 1 – 10 разрабатывается общий список рекомендаций по изменению существующих информационных систем с целью повышения стабильности и скорости их работы, а также с целью повышения удобства работы с ними сотрудников компании.

12. Разработка предложения по развитию сети компании на ближайший календарный год

Заключительным пунктом аудита ИТ инфраструктуры является предложение по развитию информационных систем на ближайший календарный год с описанием функциональных возможностей информационных систем, предлагающихся к внедрению и необходимых затрат на приобретение программно-аппаратного обеспечения для реализации данных изменений.

Работы в рамках аудита ИТ-инфраструктуры зависят от размеров сети и количества информационных сервисов и занимают от 10 до 25 рабочих дней. Результатом обследования является инвентарная база оборудования и развернутый отчет о результатах аудита информационных систем.

В современном мире  большее значение приобретают вопросы физической защищенности данных, хранимых на серверах. Ведь даже настроив права доступа к ресурсам и контролируя хакерские атаки бизнес не защищен от физического изъятия оборудования с целью получения доступа к информации. Если Вы работаете в тесном конкурентном окружении и ваши конкуренты не всегда чисты в своих методах, то к ситуациям внешнего воздействия нужно готовиться заранее. Таким клиентам компания «Департамент ИТ» рекомендует использовать системы шифрования данных с интегрированной в них возможности удаленной подачи сигнала «тревога». Одной из таких систем является Secret Disk Server NG от компании Aladdin.

Secret Disk Server NG является системой защиты конфиденциальных данных на серверах от доступа третьих лиц, предоставляя возможность как защитить данные, так и скрыть факт их наличия. Защита информации в данной системе осуществляется методом «прозрачного» шифрования, т.е данные шифруются «на лету» при записи на диск и расшифровываются при чтении. Пользователи могут даже не догадываться, что файлы с сетевого ресурса хранятся в зашифрованном виде. При этом, чтобы полностью закрыть доступ к данным можно выключить сервер, например отключив питание, или подать сигнал «тревога». Чтобы впоследствии открыть доступ к данным потребуется пройти двухфакторную аутентификацию с помощью USB-ключа (eToken) и пароля. Сделать это можно не только с самого сервера или компьютера в офисе, но и из любой точки мира с ноутбука имеющего доступ в интернет.

Сигнал «тревога» можно подать различными способами:

• с  «красной кнопки», которая может быть спрятана под столом сотрудника,
• с радио-брелка в офисе,
• от кодового замка или сигнализации,
• по мобильному телефону.

Таким образом можно организовать схему с нужным количеством «красных кнопок», подключенных на рабочих местах ответственных сотрудников. Также разложить по офису радио-брелки, дав указании сотрудникам в определенной ситуации их нажать. Для защиты во внерабочее время можно подключить сигнал «тревога» к сигнализации. И при всем этом особо заинтересованные лица, например владелец бизнеса и т.п., могут подать сигнал «тревога» с мобильного телефона или с ноутбука, находясь в любой точке планеты. Верно и обратное: из любой точки планеты, вы можете предоставить доступ к информации на ваших серверах, используя USB-ключ шифрования и пароль, тем самым даже нет необходимости, доверять кому-то информацию вашей компании на время вашего регулярного отпуска.

Держите руку на пульсе, а пульс на шее! Воспользуйтесь ИТ услугами «Департамента ИТ» по настройке серверов и получайте удовольствие от жизни!

Договор ИТ-аутсорсинга – это не просто обязательства оперативно реагировать на возникающие задачи и инциденты в компании клиента. Это в первую очередь обязательства делать все для того, чтобы не допустить таких ситуаций, которые могут негативно повлиять на бизнес клиента.

Мы в компании «Департамент ИТ» понимаем это и, предоставляя ИТ услуги, регулярно проводим планово-профилактические работы, чтобы не допустить перерывов в работе в сетях наших клиентов. Вот пример некоторых задач, выполняемых нами на регулярной основе:

1. Проверка создания резервных копий. Несмотря на то, что создание резервных копий у наших клиентов осуществляется и контролируется в автоматическом режиме, мы дополнительно ежемесячно проверяем, что данная система работает корректно. Факт проверки – это лично закрепленная ответственность за возможность восстановить данные в случае сбоя.

2.  Проверка журналов событий (лог-файлов) на серверах. Если мы имеем возможность предупредить проблему, то мы ей воспользуемся. Проверка журналов событий является одним из инструментов, позволяющих увидеть проблему на раннем этапе.

3. Диагностика аппаратного состояния ключевых элементов ИТ инфраструктуры.  У любого оборудования важно знать не только его текущее состояние, но и историю его работы. Именно поэтому мы не просто снимаем данные о состоянии датчиков температуры, напряжения и т.д., но еще и регистрируем их и сверяем с данными за прошлые периоды.

4.  Проверка и актуализация списка доменных пользователей и учетных записей компьютеров. Безопасность – превыше всего! Со всеми нашими клиентами мы отслеживаем, когда данный пользователь получил доступ в сеть, а когда ему нужно было его отключить. В рамках данной задачи мы еще раз дополнительно проверяем права доступа в сеть.

5.  Очистка дискового пространства на серверах. Старые файлы не только занимают ценное дисковое пространство на серверах, но еще и увеличивают размер резервных копий и, как следствие, время восстановления сервера в случае сбоя. И несмотря на то, что за 2009-ый год все аппаратные проблемы на серверах мы устраняли до того, как они повлияют на бизнес, мы все-равно продолжаем делать все для того, чтобы в самом крайнем случае восстановление сервиса заняло как можно меньше времени.

6. Установка обновлений на сервера. Это, наверное, самая неприятная, не необходимая задача, связанная с прерыванием в работе серверов на перезагрузку. Устанавливаемые обновления и исправления безопасности мы сначала тестируем в своей тестовой зоне, а уже потом ставим на сервера клиентов. Установка обновлений на сервера в компаниях, работающих стандартную 5-ти дневную рабочую неделю, происходит в ночное время. Установка обновлений на серверах компаний с непрерывным производством происходит в отдельно согласованные временные диапазоны.

7. Установка обновлений на рабочие компьютеры.  Помимо обновления серверов не менее важно регулярно обновлять программное обеспечение на рабочих станциях. Большинство производителей ПО ежемесячно выпускают пакеты обновлений и исправлений, ну а мы их своевременно устанавливаем на компьютеры наших клиентов.

8. Проверка дефрагментации жестких дисков на серверах с целью обеспечения заданного уровня производительности. Дефрагментация дискового пространства на серверах проводится в автоматическом режиме, данная задача создается для проверки работы автоматики и ее результатов работы.

9. Проверка работы антивирусной системы на серверах и рабочих станциях. Для эффективной защиты от вирусов не достаточно просто установить антивирус. Необходимо регулярно отслеживать вирусную активность, целостность работы антивирусных систем на всех компьютерах в сети и своевременно обновлять как антивирусные базы, так и сами антивирусные системы.

Это, естественно, далеко не полный список выполняемых нами на  ежемесячной основе плановых задач в рамках обслуживания компьютеров организаций. Кроме ежемесячных есть еще задачи, выполняемые на ежеквартальной и ежегодной основе. В конечном итоге все, начиная от количества тонера в принтерах заканчивая сроками окончания договоров с внешними поставщиками услуг (хостинг, Интернет), попадает в наше поле зрения.

Регулярное выполнение плановых задач позволяет нам значительно сокращать количество возникающих инцидентов в сетях наших клиентов и делает нашу работу более размеренной и планомерной.

Цель услуги: подмена системного администратора на время отпуска.

Методика предоставления:

1. Установочная встреча.

• Длительность: 30 минут.
• Состав: системный администратор, специалист «Департамента ИТ».
• Обсуждаемые вопросы: текущие задачи, которые необходимо доделать и существующие проблемы, решением которых должен заниматься технический специалист, в случае, если отсутствуют запросы от пользователей, согласование квалификации специалиста компании «Департамент ИТ», который будет постоянно присутствовать в офисе, а также резервного специалиста более высокой квалификации, который в случае проблем будет подменять первого специалиста.
• Результат: документ, содержащий общую информацию о сети, который передается компании «Департамент ИТ», документ, содержащий логины/пароли доступа, который остается у доверенного лица в компании-клиента и частично передается специалисту Департамента ИТ при необходимости.

2.  Подписание договора, проведение предоплаты.
3. Специалист компании «Департамент ИТ» постоянно присутствует в офисе в рабочее время из расчета 8-ми часового рабочего дня. Сверхурочная работа оплачивается отдельно.
4. Пользователи обращаются за технической поддержкой в привычном им формате.
5. Специалист регистрирует все обращения пользователей, работает над их решением и составляет отчет со следующими данными:

• Время обращения,
• Описание запроса/проблемы со слов пользователя,
• Описание запроса/проблемы после диагностики специалистов,
• Предоставленное решение,
• Время закрытия обращения.

6. Отчет по выполненным работам и текущим задачам передается штатному системному администратору при возвращении из отпуска.
7. Штатный системный администратор блокирует доступ специалистам компании «Департамент ИТ» в сеть.
8. Подписание актов, заключительный расчет.

Стоимость:

4 000 р./день без НДС (5 000 р. день без НДС) в случае постоянного присутствия на площадке заказчика специалиста технической поддержки (системного администратора) + системный администратор в резерве.

Условия:

• Дата отпуска согласовывается заранее (минимум 2 недели).
• Минимальный заказ 5 рабочих дней.
• Подписывается двухстороннее соглашение о неразглашении конфиденциальной информации.
• Предоплата 60%, за 5 рабочих дней до начала работ.
• Сверхурочные рассчитываются исходя из 900 р./час в первые 2 часа работы, 1800 р./час в последующие часы.

Подробней: info@depit.ru, +7(495) 649-60-96.